传真具有快速、安全、直观的特点,也被广泛应用在展览营销中。要利用传真营销取得良好的业绩关键在于是否能够确定目标参展商的传真号码,而且在传真前需与目标参展商有过初步或者一定程度的沟通。确定传真号码后,就可以发送后具有针对性和参考价值的展览信息材料,成功概率一般很高,投入产出也比较高。
在发送传真时要注意一下步骤:
1.使用专用的纸张,可显示出展览组织机构的档次和职业风范,纸张上要标有展览组组织机构的名称,营销人员姓名、地址和电话号码。
2.需确认目标参展商联系人的姓名、职务以及参展商名称的正确拼写。
3.也可以使用固定格式传真,在使用称谓时需特别注意要有的矢,因为有些目标参展商对此非常敏感。
4.起草正文。正文应向目标参展商介绍展览组织机构、展览项目和营销人员的基本情况,以及展览的内容和所提供的各种服务项目情况。
传真正文的写作要求为:
(1)简洁,易于阅读,有四至五个简短的段落就足够了。
(2)尽量将传真正文的长度控制在一页之内。如要用两页,发送者需在第二页署名。
(3)第一段应能激发目标参展商对参展组织机构和展览项目的兴趣与激情。
(4)第二段需介绍展览项目的有些组织与展览价值,满足参展商对展览项目了解的基本需求,如展览的历史、品牌、主办机构、规模与发展状况等。
(5)第三段应表明展览项目所取得的突出成就、荣誉、参展商和观众的组成情况,直接有力地支持第二段内容。如果可能的话,尽量以数字表现这些成就。
(6)第四段需介绍展览营销内容,告诉目标参展商如何申请参展,可查询的相关展览项目网站,展览营销部门的联络人与联络方式等。
(7)第五段非常简短地结束传真并表示感谢。
(8)使用敬语结束正文并标明所驸招展书或者其他附件的名称。
(9)确保在正文上展览组织机构领导或者经办营销人员姓名的签字并签署日期。
(10)在正文中应避免出现负面和相互矛盾的内容,相关信息要认真核实。
(11)不要说谎或者夸大其词,对展览项目与服务的描述要做到客观事实。
(12)切记滥用代词“我”,应以展览组织机构或者展览项目组的身份来与目标参展商进行沟通,因为客户愿意接受具有权威性的信息或者感受被重视的感觉。
写好传真正文,将有关招展的资料,如招展书、展区展位平面图或者其他目标参展商提出的资料一起发送,但需在传真的首页上标明总页数与当前业号,以便目标参展商确认是否完整地获得这份传真的所有资料。
5.群发传真。将招展和招商信息快速、大量地传达至目标参展商。
群发传真是传真基础上,随着电子技术的成熟与网络技术广泛应用发展起来的一种用于展览营销推广的创新技术,具有先进、职能、快速、简洁的特点,已逐步发展成展览组织机构与目标参展商信息交流的有效手段。在成本方面,群发传真也较直邮低廉许多。
(摄影 首创展览)