在展览会现场参展时会发生很多意想不到的事，所以在展会开始前要为可能发生的突发事件做好准备工作，防范于未然。最好是把有可能发生的紧急事件先罗列出来，再一个一个设想好处理方法，以免事件突发的时候措手不及。

　　火灾是一个最为常见的人为灾难。大部分火灾都是人为因素造成的。例如，展馆内部和外部的电路复杂，稍有疏忽就会引起火灾;会展现场中的某些观展者可能将尚未完全熄灭的烟头丢弃等问题，更为可怕的是火灾发生后会引起人群恐慌，自然地向入口蜂拥逃散，这往往会给救火工作造成极大的阻碍。

　　如何把会展现场火灾的风险降到最小，这需要会展主办方和场馆管理者在最初的策划或现场的服务中将所有可能造成火灾威胁的注意事项(如禁止吸烟的表示要醒目，员工要熟知消防器材的安放地点和使用方法等)、紧急逃散方式(出入口以及紧急出口的标识要明显)、在发生危害时的急救措施告知每一位参会者(会前的宣传手册告知和危害发生时的现场指导相结合)。