一、前期调研准备工作
会展展示活动的前期调研工作，基本上依据五大要素而展开：即人、物、场、时、经费。
所谓人，即会展展示活动的组织者及参与者，他们是会展展示活动最关键的要素；所谓物，即会展展示活动中出现的展品、展示道具以及其他带有精神内涵的主题、内容等。物是传播信息和实现展示目的的具体载体；所谓场，即会议、展览或其他节庆活动的场所，这是会展展示活动得以开展的基础和保证；所谓时，即时间，指会展展示活动开展和持续的时间；所谓费，把握即会展展示活动所用的经费，这是整个项目是否能够得以实现的根本保证。
(一)对人的所究
1.组织活动者
组织活动者又称为信息传播者。包括会展展示活动的主办人和承办人。这部分人可以由政府部门、专门的展示活动策划机构、行业或企业主管单位、企业和部分参展部门等组成。展示设计者首先必须对活动组织者的意图做彻底的了解，以便下一步工作有具体的方向。意图即活动的宗旨、计划、目的等，同时要对参与展示的展品内容、性质、特征等基本情况和相关数据资料做深入了解，为下一步的工作有的放矢、深入细化做好铺垫。
2.会展展示活动的参与者
会展展示活动的参与者又称为信息接收者，主要是指会展展示活动的顾客和观众。展示设计者必须对这部分人加以关注和研究，了解他们是些什么样的人，他们有哪些需求和表现。研究的内容主要有：他们来自哪里，从事何种工作，他们追求的价值取向、社会目标，以及年龄、性别、职业、阶层、性格等方面的资料；顾客和观众的生活形态、思想观念、习惯、喜好、欣赏口味、行为规律、消费心理等，对这部分人的研究和把握至关重要。换言之，只有他们高兴了、满意了，会展展示活动才是真正意义上的成功。
(二)对物的研究
在会展展示设计中，任何展品都不是孤立存在的。展示设计师的任务在于有目的地去选择合适的道具、背景，通过怡当的搭配，使之主次分明、相得益彰，创造一种和谐的视觉效果。展品及各种展示道具是否美观和实用，是展示成功与否的硬性指标。
美观，是展示设计师研究的首要任务。不管展品自身的造型美丑，展示设计师都必须想方设法让它变得好看，以吸引参观者的注意，从而激发其好奇心，能够更深入地了解展品的性能、特点以及其他相关的背景资料。所以，展示设计师要深入研究展品的不同性能、用途，质地、数量、重量、形状、色彩、组群关系、品牌关系等，以便有针对性地设计和创造出新奇。富有美感的视觉效果。
实用，是指展示设计师用新颖、独特的手法创造条件吸引观众的眼球，并调动一切手段
立体、全方位地展示出物品真实、可用的特点，使参观者通过对“物”的了解，获取相关的信息，增长见识，开阔眼界，陶冶情操。商业展示借此促销，文化娱乐型展示则惜物传意，达到寓教于乐的根本目的，这也是展示设计师对“物”的充分研究后最终要达到的目标。
(三)对场地的研究
展示设计师对场地的研究是为了便于对整个项目的展开做到胸有成竹，从宏观的层面整体把握会展展示活动的规模、造型、运作程序等，特别是要熟知和了解场地的各项限制条件，使设计能够做到有的放矢。熟悉和了解的内容应该包括以下几方面。
(1)现场的规模尺寸，即长、宽、高、面积及空间大小。
(2)空间结构形态，如矩形、正方形、圆形、三角形或其他类似T形、L形、1形、十字形等，以及梁、柱、门、窗、转角等的形态。
(3)设备环境条件，包括采光、通风、水、电、空调、进出通道、消防设施等。
(四)对时间的研究
会展展示活动受时间的限制是不言而喻的，具体做展示设计必须要有时间的观念。首先，普通的展览往往三五天就结束了，留给现场搭建的时间一般也就一至两天，所以对展位的设计要求就非常讲究，这对设计师头脑中时间的概念是一个非常大的考验，常常要求设计师把时间的节点精确到小时、分、秒，因为每耽误一天，不仅会损失昂贵的租金，而且对整个展览和自己企业的信誉带来的影响也会非常的大。其次，同样内容的会展展示活动，在不同的季节、时间段，对时间的要求也是完全不一样的。比如淡季宽松，旺季紧张，因阴睛雨雪、温度高低，对室内和室外的展品、展具的展出以及制作的质量、效率也有直接的影响，设计师均需将种种因素考虑到位，不可懈怠大意。
在具体设计中，时间的概念具体可分为前期准备阶段和后期开展阶段。设计活动往往是从倒计时开始。一旦确定了展期，就必须全力以赴、背水一战。任何一次展示设计都像一场重大成役，都必须制定详细而严格的时间表。从前期的策划、设计，与委托方对方案的陈述、沟通、修改，再到后来的施工、搭建，都要严格按照进度进行。前期的延误极易造成后期的紧张与混乱。所以，设计师在做方案时，绝不能仅仅满足于几张漂亮的图纸，而是要对各个部分的结构和工艺了如指掌，对加工的难易程度、拆装、运输的时间等节点的把握要做到中有数。否则，即使部分的展示道具己经制作完成，但给运输和搭建带来的麻烦和难度没加以考虑，就极有可前期准备阶段，主要指的是会展展示活动前期的调研、设计和制作时间。设计制作时间的能直接导致时间的延误或者施工、搭建时的紧张、混乱合理安排，要绝对保证会展展示活动的顺利进行。无论会议还是展览还是其他节事活动，绝大多数现场的布置与搭建往往只有一两天的时间。所以对设计、搭建的技术和施工程序、工艺水平要求比较高。
而对于后期的开展阶段而言，会展展示活动的分类不同，开展的时间也有长有短。要认真平要求较高。计算好每一天宝贵的时间，要保证准时的开幕时间、中间正式的开展时间、闭幕撤馆的时间等等。这不仅仅影响到其他会展展示活动的开展，更重要的是要对主办方、参展商负责，对媒体和公众负责，这是一个重要的信誉度的问题。
(五)对经费的研究
经费是保证会展展示活动得以实现的物质基础。“量力而行”、“量体裁衣”就是指做任何事都必须依据实际能力来办事。而超计划、超指标的费用开支，往往会因为经费不足而使设计图纸变成废纸一张，从而造成巨大的矛盾和麻烦。会展展示活动的投资费用通常并不是设计师首要考虑的，但是具体的数目一旦确定下来，设计师就必须紧紧围绕经费来做细致文章了。只有在对整个会展展示活动的总体开支以及具体材料的选用上有个宏观把握，设计师的图纸设计才能够准确、合理、实用。设计师做整体设计方案时主要考虑的经费问题一般分为直接费和间接费两部分。直接费包括直接用于展示项目上的所有开支，如前期的企划、市场调研费设计施工的材料费、人工费，以及现场施工的管理费、办公费、运杂费等；间接费则是除直接费以外的与项目相关联的其他费用的总和，如企业运作的办公费、管理费、业务招待费、税金等。普通的设计师往往只“研究”展位搭建的材料成本和人工开支，其余的并不在其考虑的范围。比如，规定只有10万元的经费可用于会展展示活动中，总设计师就得从直接费和间接费等方方面面研究和盘算开支和成本，以确定整个会展展示活动的规模、质量和效果；而具体展位搭建上，一般设计师只要考虑用于搭建的大致费用多少即可，这样在图纸设计时就会有的放矢，只要考虑材料的成本和人工的制作安装费用即可。当然有时也需要认真考虑一些损耗、运输和仓储的费用。比如有些方案设计合理、效果良好，也符合经费的规定标准，但可能制作起来会增加损耗费用，体量过大会增加运输费用以及安保和仓储的费用，这些都是设计师在图纸设計时必须研究的课题。
在计算费用时还需注意：常常直接费和间接费中的部分名目的列支可在甲乙双方协商下适当的互换和调整。如业务招待费在一定的情况下可算作直接费，也可列为间接费，部分项日的开支也可在双方协商下，分别列入直接费或间接费，具体问题视具体情况而定。
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