会展工程设计是一项融多项活动、要素于一体的工作。设计师以展示设计项目书为基础，通过多种渠道获取信息，经过深思熟虑、使不可视的构想变为具体形象的设计。要使这样的工作能按部就班地顺利展开，必须充分了解整个展示工程中各环节所需要做的工作，做到胸有成竹、有条不紊地开展各项工作。


     在具体方案设计中，设计师一方面要遵循设计脚本的基本要求来进行构思，避免只凭自己的意志或个人的偏好来进行主观臆造；另一方面，又必须充分发挥其想象力和创造性，对展示所要达到的展示效果有充分的把握。优秀的脚步固然重要，它可以提供结构想的依据，引发和丰富设计师的想象思维。但是，脚本写得再好，也只是停留在文字表达阶段，还只是概念的、抽象的构想，如没有设计师对具体视觉形式的再创造，是很难取得展示效应的。


     会展工程的形式方案设计包括总平面图、区位平面图、立面图、展示模型、展具、陈列手法、展示色彩、照明、板式、装饰以及有些具体的图表、文字、图案、标志、屏幕、招贴、灯箱、宣传册、纪念品、票卷等诸多方面的内容。因而，从这一角度讲，设计师有着更为重要的作用。能否推出富有想象力的、生动新颖的、匠心独具的展示形式，以取得最佳的展示效果，是设计师的责任。具体方案设计是一项空间设计，必须通过具体的视觉形式来呈现。


1.展示工程设计前期的工作范围

1.1 了解客户的参展目的、企业理念、广告宣传及营销策略，以便于确定展示的总体定位、展示内容、表现形式等。


1.2 了解会展举办的场地情况，参展建筑图纸，深入现场测量实际尺寸，空间的长、宽、高及门窗的尺寸，以及天花吊顶的形式、供电线路等。在设计和搭建时往往受到场地的影响和制约，所以，设计前必须提前对场地的设施、照明等基本情况进行深入了解。


1.3.熟悉了解展品的内容，了解所用材料的规格、性能、数量、特征等。最好有具体的展品清单，一方面为具体的陈列布展提供准确的依据，另一方面也能防止在撤展、拆卸、清退等善后工作中出现疏漏和差错。


2.设计与制作阶段的工作范围

2.1 在深入与客户沟通的基础上，针对企业理念和行业特点，运用设计原则，设计好展示空间和造型。


2.2 按照展示内容和板式设计的要求制作好平面图展板的内容，制作好尺寸详尽、材质合理规范、工艺要求明确的美工图纸。


2.3 根据不同的展位类型，这边好布展现场需要的各种装饰材料和工具，并逐一制作准备好所需展具。


2.4 准备好展位现场所需的照明设备，包括电线、插座、灯具等。


2.5 准备好展示中所配套的音响、电视、展示屏幕等AV设备。


3.布展阶段要完成的工作范围

由于展览场馆展期安排得非常紧密，给搭建商的布展时间很有限，这需要施工搭建部门必须遵循布展的工作规范，具体包含以下几方面的工作。

3.1 地面铺设阶段，要求一次到位、规范合理。
3.2 搭建主体造型、安装展示空间主体构件、安置展具。
3.3 铺设照明路线，安装照明灯具和设备。
3.4 美工制作。安装布置标牌、标志、文字、灯箱画面等美工内容。
3.5 布置展品。根据展品的内容与特点列出布置展品的详细规划，一般应按先上后下、先内后外的顺序进行布展，尽量避免违规操作而造成的翻工。应该根据设计师的总体设计、遵循形式美的法则，有紧有松、疏密合理。


     所有展位搭建与布置工作顺利完成，应该打扫场地，把现场清洁干净，最后用胶带封围自己的展区，贵重物品注意采取安全措施，准备第二天开展。


3.展出阶段的工作范围

随着展览正式开始，前期的准备、设计、施工、布置的工作已告结束，随之而来的就是展出阶段的工作，这些工作是与前期工作环环相扣、承上启下的，工作氛围包括以下几方面。


（1）接待与咨询工作
     在一般的商业展览会开展期间，要进行洽谈、交流与咨询工作，接待工作往往兼顾对观众发放宣传材料、纪念品及问答观众提出的问题，介绍展品和企业的情况等。在博物馆、陈列馆等固定的展览场所，一般有专门的接待处，并特别配备讲解员，有计划、有组织地举行集体参观活动。


（2）促展、宣传工作
     企业参展的主要目的是通过会展带来一定的经济效益，会展最终取得的效果是商家普遍关注的，在展览期间，通过多种展示活动及不同的方式宣传企业是展览会期间的重要内容。在展览会上，往往通过LED，等离子电视、投影机等现代媒体技术的应用来宣传企业。


（3）修理、清洁工作
     在展示过程中，常常会出现一些意想不到的事情，如电力故障、机械故障、展位结构的移位、脱落等偶然因素的发生，须有专职工人及时处理，以确保展览活动不受影响。


（4）撤展、拆卸及善后工作
     撤展工作是展示活动的最后一个环节，这一工作的开展需要强有力的组织，只要合理分工、有序地进行。首先是小心收放展品，按原清单查收入库，防止丢失避免损坏，对于展具的拆卸，应该注意按照先上后下、先小后大的顺序有序拆装，分类存放，以方便今后的循环再利用。


     展览工程的组织筹办不是固定不变的，机构的设置可根据不同的会展规模灵活确定，展览工程机构的组成和功能是以展示会能否有序、高效、按时为基本原则，其职责变化也都是以此为基点的。大型展示会机构设置可以细致周全，小型展示会可以适当压缩、从简。